Por: Alejandro Félix Luis Arochi Cueva,
Socio Consultor de Alexandro Arochi y Asociados
alexandroarochi@hotmail.com
Las acciones en la vida del ser humano, por lo regular, tienen tres momentos: un antes, un durante y un después. Pienso, decido y actúo. Planeo, ejecuto y verifico. Busco, encuentro y valoro.
En la administración, a pesar de las diversas teorías sobre los procesos fundamentales que las caracterizan y de quienes señalan cuatro, cinco o más procesos, los podemos reducir a tres: Planear, ejecutar y evaluar.
Definimos la administración como: “El conjunto de procesos que nos permiten determinar y alcanzar resultados mediante la aplicación de los recursos aplicados por el ser humano”.
La PLANEACIÓN es para situarnos en el “aquí y ahora”, precisar la situación real “en este momento” y “en este lugar”. Identificar los SÍ y los NO disponibles: fortalezas y debilidades internas, así como amenazas y oportunidades externas. Conocer a profundidad la calidad y cantidad de recursos con los que se pueden ejecutar las acciones que nos llevarán al logro de los resultados establecidos.
Una vez que se cuenta con información confiable, se procede a analizarla, elaborar y seleccionar alternativas; determinar los objetivos que se pretenden alcanzar, hacer un plan, programar actividades. Implica tomar decisiones: Elegir la mejor alternativa.
La EJECUCIÓN. Ya pensé, ya decidí, ahora es el momento de actuar. Comprende varios procesos internos, entre otros, la organización, la integración y la dirección de los recursos necesarios.
Consiste en disponer de una estructura, allegarse los recursos materiales, financieros, tecnológicos, de tiempo y espacio así como disponer de las personas adecuadas en el puesto adecuado. Asignar tareas, responsabilidades, normas, relaciones internas y externas y crear los mecanismos de comunicación e interacción de las partes involucradas. Implica también los procesos de capacitación, motivación, integración, delegación, resolución de conflictos.
El CONTROL. Es el proceso de evaluación. Regularmente se pone al final, pero es un proceso continuo, que queda definido desde la planeación, y se lleva a cabo durante el proceso de ejecución.
Dejar la evaluación para el final, es arriesgarse a desperdiciar o perder recursos o a no alcanzar los objetivos, porque no se remediaron las desviaciones en la ejecución del plan, al no haberse detectado en su momento.
La evaluación o control implica determinar los estándares de rendimiento, indicadores, medidas de control, grado de calidad o satisfacción, acciones preventivas y correctivas, premios y recompensas o reconocimientos que lleven a que la ejecución sea apegada a la planeación y ejecutada con satisfacción.
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